Überstunden: Wie sind die gesetzlichen Regelungen?

Projekte mit festen Deadlines sind in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Um diese Fristen einzuhalten oder die fehlende Arbeitsleistung von erkrankten Kollegen zu kompensieren, müssen Arbeitnehmer häufig Überstunden machen. Doch wie werden sie für die geleisteten Überstunden entschädigt? Wann besteht ein Anspruch auf Vergütung? Und in welchen Fällen darf der Arbeitgeber Überstunden verfallen lassen? Wir informieren.

Wann darf der Arbeitgeber Überstunden anordnen?

Ob und in welchem Umfang der Arbeitgeber Überstunden anordnen darf, ist gesetzlich nicht eindeutig festgelegt. In vielen Fällen existieren jedoch individuelle, verbindliche Regelungen, die im Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag vermerkt sind.

Arbeitgeber sollten beachten:

Wird das Thema Überstunden im Beschäftigungsvertrag nicht behandelt, darf der Arbeitgeber keine Mehrarbeit anordnen. Ausnahmen gelten nur, wenn besondere Umstände vorliegen, z.B. der Fortbestand des Betriebs gefährdet ist. Arbeitszeit, die durch den krankheitsbedingten Ausfall eines Kollegen geleistet wird, zählt nicht dazu.

Selbstverständlich steht es dem Arbeitgeber in besonderen Fällen frei, seine Mitarbeiter zu bitten, länger zu bleiben. Weigert sich der Arbeitnehmer jedoch, Überstunden zu machen, hat der Arbeitgeber keine Handhabe, arbeitsrechtlich gegen ihn vorzugehen.

Wie werden Überstunden vergütet?

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich zwei Optionen, die Mehrarbeit seines Mitarbeiters zu entlohnen:

1. Er gewährt dem Arbeitnehmer einen adäquaten Freizeitausgleich.

2. Er zahlt ein höheres Gehalt, in dem die zusätzlich geleisteten Stunden berücksichtigt sind.

Oft kommt es jedoch vor, dass Beschäftigte über einen längeren Zeitraum hinweg Überstunden machen (müssen) – ohne, dass ein Freizeitausgleich stattfinden kann. Bleibt zusätzlich die Vergütung aus, machen sich viele Arbeitnehmer Gedanken, was mit ihren angehäuften Überstunden passiert.

Wann muss der Arbeitgeber die Überstunden auszahlen?

Laut § 612 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ist der Arbeitnehmer berechtigt, für seine Mehrarbeit eine entsprechende Vergütung zu fordern. Zahlen muss der Arbeitgeber allerdings nur, wenn er die Arbeitsleistung auch angeordnet hat. Das ist der Fall, wenn er:

1. Den Arbeitnehmer direkt anweist, länger zu arbeiten.

2. Dem Arbeitnehmer so viele Aufgaben aufträgt, dass diese unmöglich innerhalb der regulären Arbeitszeit bewältigt werden können.

Bedeutet im Klartext: Macht der Arbeitnehmer freiwillig Überstunden, hat er keinen Anspruch auf Vergütung.

Wir empfehlen: Im Zweifelsfall einen schriftlichen Nachweis verlangen

Die Vergütung der Überstunden ist ein häufiger Streitpunkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, der nicht selten vor Gericht ausgefochten wird. Hat Ersterer die Anordnung zur Leistung von Überstunden nur mündlich ausgesprochen, ist es für den Arbeitnehmer schwer, dies nachzuweisen – ein Grund, aus dem letztendlich viele Klagen scheitern. Wir raten Arbeitnehmern dazu, sich die Anordnung zur Leistung von Überstunden schriftlich ausstellen und nach Möglichkeit den entsprechenden Zeitraum vermerken zu lassen. Auf diese Weise sind Sie rechtlich abgesichert und können Ihren Anspruch auf Vergütung geltend machen.

Die entsprechenden Arbeitszeiten vom Arbeitgeber abgezeichnet wurden.
Die Überstunden dem Zeitkonto in einer elektronischen Zeiterfassung gutgeschrieben wurden.

Im Gegensatz dazu reichen handschriftlich geführte Listen oder Excel-Tabellen nicht aus, sofern sie vom Arbeitgeber nicht unterzeichnet sind.

Hat der Arbeitnehmer ein Recht auf Überstunden?

Der eine oder andere Beschäftigte würde gern Überstunden machen, um ein zusätzliches Einkommen zu generieren. Doch auch, wenn Sie über einen längeren Zeitraum Überstunden geleistet haben, besteht nicht automatisch ein Anspruch auf deren Vergütung, wenn Ihr Vorgesetzter die Mehrarbeit nicht angeordnet hat. Im Gegenteil: Der Arbeitgeber kann sogar darauf bestehen, dass Sie Ihre Arbeit beenden, wenn Ihr Tages-Soll erreicht ist. Bleiben Sie freiwillig länger, muss der Arbeitgeber nicht zahlen – Sie müssten die aufgebauten Überstunden also wieder abbauen.

Darf der Arbeitgeber meine Überstunden verfallen lassen?

Zu welchem Zeitpunkt geleistete Überstunden verfallen, ist gesetzlich nicht klar geregelt. Das belegen auch die vielen unterschiedlichen Annahmen, die diesbezüglich kursieren – von „am Monatsende“ über „im Folgemonat“ bis hin zu „nach drei Monaten“. Allerdings existieren arbeitsrechtliche Bestimmungen, die festlegen, wie mit Überstunden verfahren wird. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

Ausschlussfrist

Viele Arbeitsverträge beinhalten eine sogenannte Ausschlussfrist, die einen zeitnahen Ausgleich der Ansprüche von Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorsieht. Dazu gehört auch die Entschädigung für geleistete Überstunden. Diese Frist darf nicht zu gering angesetzt werden und muss mindestens drei Monate betragen.

Verjährungsfrist

Ist keine bzw. eine zu kurze und damit unwirksame Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag vermerkt, tritt automatisch die gesetzliche Verjährungsfrist in Kraft. Diese liegt laut § 195 BGB bei drei Jahren und ist erst ab Ende des Jahres wirksam, in dem die Mehrarbeit geleistet wurde. Überstunden dürfen also erst dann verfallen, wenn diese Frist abgelaufen ist.

Achtung: Bei der gesetzlichen Verjährungsfrist kann der Arbeitnehmer Überstunden aus den vergangenen drei Jahren geltend machen. Bezogen auf das Jahr 2019 würde das bedeuten: Noch bis Ende dieses Jahres könnten Beschäftigte Überstunden aus den Jahren 2018, 2017 und 2016 geltend machen. In diesem Zeitraum kann sich die Summe der Überstunden auf mehrere Hundert belaufen – horrende Lohnforderungen also, gegen die sich der Arbeitgeber im Beschäftigungsvertrag absichern kann. Dazu muss eine wirksame Ausschlussfrist definiert werden. Wird diese bzw. die Verjährungsfrist überschritten, muss der Arbeitgeber für die geleisteten Überstunden nicht aufkommen.

Vorsicht bei Arbeitsverhältnissen mit Gleitzeit-Regelung

Bei diesem Modell liegt die Einteilung der Arbeitszeit im Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers. Daher hat dieser i.d.R. kein Recht, sich die in Eigenregie geleistete Mehrarbeit vergüten zu lassen. Der Arbeitnehmer muss die Überstunden also vor Ablauf der Ausschlussfrist abbauen, anderenfalls entfallen sie entschädigungslos.

Verfallen Überstunden bei Krankheit?

Wird ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs krank, kann er sich die entsprechenden Tage gutschreiben lassen und diese zu einem späteren Zeitpunkt wahrnehmen. Beim Freizeitausgleich durch Überstunden gilt das so nicht. Erkrankt der Arbeitnehmer während des vereinbarten Zeitraums zum Überstundenabbau, verfallen diese.

Sie benötigen rechtlichen Beistand zum Thema Überstunden? Wir sind für Sie da.

Sie haben Fragen oder Probleme mit Ihrer Überstundenabrechnung bzw. -vergütung oder sind sich nicht sicher, in welchem Umfang Ihnen eine Entlohnung Ihrer zusätzlichen Arbeitsleistung zusteht? Wir beraten Sie gern. Christian Rösch ist Fachanwalt für Arbeitsrecht. Er unterstützt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer bei der Durchsetzung rechtlicher Ansprüche.